Per archiviare e autenticare le dichiarazioni fiscali, è obbligatorio utilizzare una firma elettronica qualificata.
Questo requisito è stabilito dalla consulenza giuridica numero 1 del 30 agosto fornita dall’Agenzia delle Entrate. Il documento di consulenza indaga se i contribuenti e i sostituti d’imposta sono obbligati a conservare le dichiarazioni firmate e, contemporaneamente, esplora le modalità con cui queste dichiarazioni possono essere autenticate utilizzando una firma elettronica semplice.
L’ agenzia delle entrate non accetta la firma semplice
L’Agenzia delle Entrate sottolinea che una firma elettronica semplice non è adeguata per autenticare qualsiasi dichiarazione fiscale. Per essere valide, tali dichiarazioni devono aderire alle linee guida stabilite dal Dpr del 22 luglio 1998 (n. 322), che dettaglia le modalità per presentare dichiarazioni relative al reddito, all’Irap, ai sostituti d’imposta e all’Iva.
Le dichiarazioni fiscali sono documenti di grande importanza e devono essere conservati seguendo la normativa attuale. Questi documenti devono essere:
- Autentici
- Leggibili
- Integri
- Archiviati in conformità con le norme del Codice Civile relative alla contabilità.
Il quadro legislativo non ammette l’uso di una firma elettronica semplice per queste procedure. Infatti, tale tipo di firma non è né qualificata, né avanzata, né digitale e, di conseguenza, non soddisfa i requisiti necessari per i documenti fiscali in formato elettronico.
Perché la firma semplice non è sufficiente?
La firma elettronica semplice non soddisfa le tre funzioni fondamentali di una sottoscrizione, ovvero quelle di identificazione, prova e dichiarazione. Anche se generata tramite OTP (One Time Password), questo tipo di firma non adempie ai requisiti di sicurezza, integrità e immutabilità del documento, come invece richiesto dal regolamento UE. Infatti, per essere considerato immutabile, un documento elettronico dovrebbe avere associati dei metadati fin dalla sua creazione, cosa che non avviene con l’uso della firma elettronica semplice.
Pertanto, per scopi fiscali, l’impiego della firma elettronica semplice deve essere categoricamente escluso da qualsiasi meccanismo di autenticazione di documenti.
Come garantire l’immutabilità e l’integrità di un documento elettronico
Per garantire l’immutabilità e l’integrità di un documento elettronico, una delle seguenti azioni deve essere effettuata:
- La sottoscrizione del documento deve essere effettuata utilizzando una firma elettronica qualificata, una firma digitale, un sigillo elettronico qualificato o una firma elettronica avanzata;
- Deve essere prevista la registrazione dei log di sistema relativi all’operazione che ha generato il documento, con dettagli che garantiscano anche la conservazione a lungo termine di tali log;
- Deve essere effettuata un’estrazione dei dati pertinenti, che successivamente devono essere trasferiti nel sistema dedicato alla conservazione del documento stesso.